Note : Si vous le jugez utile, vous pouvez utiliser les formulaires en format PDF qui comportent tous des champs interactifs et où la navigation est plus conviviale, plutôt que les formats Web.

Rappel important
L'étude et l'approbation du projet doivent précéder le recrutement des sujets humains pour tout projet de recherche mené par un chercheur étudiant. On entend par recrutement toute activité et documentation qui fait la promotion d'un projet de recherche en vue de solliciter la participation de sujets pressentis; tant les annonces verbales (soirées d'information, appels téléphoniques, etc.), que celles écrites (affiches, annonces dans les journaux, etc.) ou électroniques (listes électroniques de distribution, annonces sur sites Web, etc.). Aucune activité de recrutement ne peut être réalisée avant que le projet n'ait reçu son approbation finale. En vertu de leur mandat, les Comités ne pourront étudier, ni approuver, aucun projet dont le recrutement a été amorcé préalablement à son approbation finale.

Étape préliminaire
Tous les étudiants inscrits à la maîtrise avec mémoire ou au doctorat doivent remplir une déclaration dans laquelle ils précisent si leur projet fait appel ou non à des sujets humains: VRR-101 (PDF seulement). Qu'ils fassent appel ou non à des sujets humains, les étudiants doivent déposer une copie de cette déclaration à la direction du programme auquel ils sont inscrits et au secrétariat des Comités.

Pour les étudiants qui déclareront ne pas faire appel à des sujets humains, la procédure s'arrête là. Toutefois, si dans une première déclaration, une personne inscrite indique ne pas faire appel à des sujets humains et que, plus tard, elle change d'avis, elle devra alors faire une nouvelle déclaration (VRR-101).


Moment précis pour présenter une demande d'approbation
Les étudiants qui ont déclaré avoir recours à des sujets humains doivent soumettre le formulaire de demande d'approbation (format Web : VRR-102 ou en format PDF: ) au moment où, de l'avis de leur directeur, leur projet et sa méthodologie sont suffisamment précis. Par exemple, dans le cas d'un mémoire, si le programme comporte une activité de formation du type « Atelier de présentation du projet de mémoire », le moment propice peut coïncider avec la fin de cette activité. Dans le cas d'une thèse, il peut coïncider avec la réussite du volet prospectif ou l'examen de synthèse du programme de doctorat. La demande d'approbation doit être soumise au secrétariat des Comités avant toute procédure de recrutement.

Important: Pour les étudiants de la faculté des sciences sociales exclusivement qui déposent une demande d'approbation au Comité plurifacultaire d'éthique de la recherche, un projet pilote de demande d'approbation simplifié et mieux adapté aux réalités de la recherche en sciences sociales est disponible en ligne: http://www.fss.ulaval.ca/?pid=379.

Les étudiants qui, dans leur recherche, feront appel à des sujets humains et réaliseront leur projet dans un établissement affilié doivent soumettre leur projet au comité d'éthique de la recherche (CÉR) de cet établissement (voir Liste des établissements affiliés). Toutefois, ils devront compléter le formulaire d'exemption: VRR-103 (PDF seulement) et le faire parvenir au secrétariat des Comités de l'Université Laval accompagné d'une copie de l'approbation de l'établissement affilié concerné dans les délais mentionnés précédemment.

Les documents à compléter et ceux à fournir
En plus de leur projet de recherche détaillé, des annexes et de tout autre document pertinent pour les fins de l'évaluation éthique de leur projet, les étudiants sont invités à compléter la version appropriée du formulaire de demande d'approbation d'un projet de recherche (VRR-102) et à le transmettre au secrétariat des Comités. Ils trouveront dans les directives du formulaire la liste des documents considérés comme nécessaires. En cas de doute, ils sont invités à communiquer avec le secrétariat des Comités (voir onglet « Nous joindre »).

Les étudiants doivent faire parvenir l'ensemble des documents requis, en trois exemplaires, dactylographiés et non boudinés, au secrétariat des Comités. Ils sont invités à consulter le calendrier des réunions des Comités sectoriels pour connaître précisément la date limite du dépôt de leur projet en vue de la réunion mensuelle du Comité sectoriel concerné.

Il est important de considérer que TOUS les documents liés au recrutement des sujets et à la cueillette des données doivent correspondre à des critères précis décrits sous l'onglet «  Formulaires ». Ces documents ne peuvent être utilisés avant leur approbation et ne doivent pas être modifiés une fois qu'ils ont été approuvés, à moins de soumettre ces modifications pour approbation au secrétariat des Comités (même les annonces de recrutement).

Suivi consécutif au dépôt des projets
Le Comité sectoriel concerné examine les demandes selon l'ordre de leur réception et selon son calendrier de réunions. Lors d'une réunion, il n'étudie que les demandes reçues avant ou à la date de dépôt prévue au calendrier des réunions.

Le Comité peut approuver le projet tel que soumis, indiquer les modifications à lui apporter, conclure que le projet ne nécessite pas son approbation ou le refuser.

Le Comité transmet sa décision (questions, commentaires, suggestions, approbation ou refus) par écrit aux étudiants ainsi qu'à leur directeur de recherche, dans les dix jours qui suivent la réunion pendant laquelle il a étudié la demande.

L'étudiant est ensuite invité à répondre rapidement à toutes les demandes de renseignements et à communiquer tous les documents révisés, en trois exemplaires ou selon les directives particulières du Comité, dans les meilleurs délais. L'étudiant peut également demander la révision de la décision rendue (réf. : rubrique « Réévaluation des décisions » à la fin de cette page).

Suivi consécutif à l'approbation des projets
Dès que le projet est approuvé, le secrétariat se charge d'inscrire au dossier des étudiants, par le système Adage, le numéro d'approbation du projet ainsi que la date d'échéance de l'approbation.

UNE FOIS APPROUVÉS, LES DOCUMENTS LIÉS AU RECRUTEMENT DES SUJETS ET À LA CUEILLETTE DES DONNÉES DOIVENT PORTER LE NUMÉRO D'APPROBATION QUI A ÉTÉ ASSIGNÉ AU PROJET AVEC LA DATE À LAQUELLE IL A ÉTÉ APPROUVÉ DE FAÇON DÉFINITIVE.

Les étudiants doivent faire connaître au Comité sectoriel qui a approuvé leur demande, tout changement dans leur projet de recherche, dans leur formulaire de consentement ou dans le recrutement et l'investigation de leur projet. Ils peuvent le faire par courriel en s'adressant au secrétariat à l'adresse suivante : cer@vrr.ulaval.ca.

L'approbation est valide pour un an. Si au terme de cette période le recrutement n'est pas terminé, les étudiants doivent demander, par écrit, le renouvellement de leur approbation au moins 30 jours avant l'anniversaire de la première approbation en remplissant le formulaire demande de renouvellement (format Web: VRR-107 ou en format PDF: ). Si le recrutement est terminé et que le projet n'a connu aucun changement, il n'y a pas de demande de renouvellement à produire. Pour les autres, dans leur demande, ils devront faire état de l'avancement des travaux et préciser s'ils modifient ou non des éléments du projet approuvé précédemment ou de leur formulaire de consentement. Un modèle du rapport à produire à cette occasion, intitulé « Rapport d'activités à produire… », est disponible sous l'onglet « Formulaires ».

Les amendements
Il peut arriver qu'un projet de recherche doive être modifié en cours de réalisation. Ces changements constituent des amendements au projet et doivent être évalués et approuvés, et ce, avant leur application. À défaut de compléter cette démarche, l'approbation émise et délivrée initialement par le Comité sectoriel est réputée nulle et non avenue.

La présentation d'un amendement au Comité s'effectue sous forme de lettre qui inclut le titre du projet ainsi que son numéro d'approbation, le nom du chercheur et une présentation exhaustive et bien documentée des changements apportés. Tous les documents qui doivent être modifiés conséquemment à un amendement (feuillet d'information, formulaire de consentement, questionnaire, schémas d'entrevue, etc.) doivent également être joints à la lettre de demande d'approbation de l'amendement, mettant en évidence les modifications apportées par rapport à la version initiale.

Réévaluation des décisions et appel
Le chercheur dont le projet a été jugé inacceptable par le Comité sectoriel ou qui n'est pas d'accord avec ses recommandations peut demander à rencontrer le Comité pour faire valoir son point de vue. Le Comité doit entendre les motifs du chercheur et évaluer ses arguments de manière impartiale. Le Comité peut, s'il le juge à propos, infirmer ou modifier sa décision initiale. La décision finale du Comité sectoriel est notifiée au chercheur selon les mêmes conditions de forme et dans les mêmes délais que ceux applicables à la notification de la décision initiale.

Le chercheur dont le projet, après réévaluation, a été considéré inacceptable par le Comité sectoriel ou le chercheur qui s'oppose aux recommandations du Comité, peut faire appel au CUE. L'appel ne peut être logé que sur une question de vice de procédure ou de conflit d'intérêts.

Procédure d'appel
Un chercheur peut porter en appel une décision négative rendue par un Comité sectoriel d'éthique ou une demande de modification de son projet. Le cas échéant, l'appel sera traité par le Comité universitaire d'éthique de la recherche. Avant de procéder au traitement d'un appel, le CUE s'assure qu'aucun de ses membres n'est dans une situation de conflit d'intérêts concernant le projet de recherche sous appel.

Le Comité d'appel doit, dans un premier temps, déterminer si la décision du Comité sectoriel a été entachée par un vice de procédure ou par un conflit d'intérêts. Si l'appel est jugé recevable selon ces critères, le CUE reprend l'examen du dossier, puis l'accepte ou le refuse.

Un appel jugé recevable est étudié selon la procédure prévue pour les Comités sectoriels et par les politiques qui gouvernent leur travail en tant que comité d'éthique de la recherche (l'Énoncé de politique des trois Conseils : Éthique de la recherche avec des êtres humains, et le Plan d'action ministériel en éthique de la recherche et en intégrité scientifique.) Le CUE peut requérir, s'il l'estime nécessaire, l'avis de spécialistes dans le domaine de recherche pertinent à la demande.

La demande d'appel doit être adressée au président du CUE, par écrit, dans les trente (30) jours de la réception de la décision finale du comité sectoriel, et accompagnée de tous les documents nécessaires (projet, instruments de recherche, formulaire de consentement, formulaire de demande d'approbation, correspondance entre le Comité sectoriel et le chercheur, exposé des raisons qui motivent l'appel, et tout autre document jugé pertinent).

Dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception du dossier, le secrétaire du CUE informe le chercheur responsable du projet de la date à laquelle la demande sera étudiée.

Le président du CUE transmet la décision, par écrit, au chercheur responsable du projet de recherche, au président du comité sectoriel d'éthique et au vice-recteur à la recherche de l'Université Laval, et ce, dans les dix (10) jours ouvrables suivant la tenue de la réunion. La décision du CUE est finale et elle lie le chercheur responsable du projet. Le coordonnateur de l'éthique se charge de donner les suites appropriées.

Le dossier constitué par le Comité d'appel est conservé au secrétariat des Comités d'éthique de la recherche, de façon confidentielle, conformément aux règles de conservation en vigueur à l'Université Laval.

L'équipe est disponible pour répondre à vos questions ou pour toute autre information complémentaire qui vous serait utile (voir onglet « Nous joindre »).