Les professeurs et les chercheurs qui souhaitent conserver, sous forme dénominalisées de manière réversible (avec conservation de la «clé de code») du matériel recueilli dans le cadre d’une recherche impliquant des participants, ou issu de la consultation de renseignements personnels, ou les données en découlant, sont tenus de créer une banque de données. (réf.: Modalités de gestion de l'éthique de la recherche sur des êtres humains, Vice-Rectorat à la recherche, à la création et à l'innovation de l'Université Laval)
Cette initiative a pour avantage de permettre, par la suite, de réutiliser le matériel ou les données conservées pour d’autres recherches, par le chercheur lui-même, ses étudiants ou d’autres chercheurs, sans avoir à obtenir à nouveau le consentement des participants les ayant fournis. Elle offre aussi l’avantage de pouvoir alimenter la banque avec le matériel et les données provenant d’autres recherches, toujours avec le consentement spécifique des participants concernés.
Puisqu’une banque de données constituée dans le contexte d’une recherche effectuée par un chercheur, rattaché à l’Université Laval, constitue une ressource institutionnelle, elle doit être sous la responsabilité d’un professeur. De plus, la gestion de la banque doit répondre à des critères spécifiques à décrire dans un document appelé «Cadre de gestion».
Un tel document doit détailler, notamment:
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- le but de la conservation
- les mesures qui seront appliquées pour assurer la sécurité et la confidentialité des données ou du matériel conservés
- la période de leur utilisation
- les modalités de leur utilisation
Enfin, les cadres de gestion produits doivent faire l’objet d’une approbation éthique et d’un suivi annuel par le comité sectoriel concerné.
Les CÉRUL ont mis à la disposition des chercheurs un guide pouvant servir de gabarit pour les aider à rédiger un cadre de gestion pour une banque de données ou de matériel recueillis dans le cadre d’une recherche. Les efforts investis par les chercheurs dans cet exercice sont par la suite largement rentabilisés par les nombreuses possibilités offertes par l’utilisation ultérieure du matériel ou des données qui seront consignés dans la banque.
Les guides et références sont disponibles dans la page Conservation des données et du matériel de recherche.