Approbation requise ou non?

Avant de commencer à recruter des participants pour votre projet de recherche, assurez-vous de vérifier si vous avez besoin de déposer une demande d’approbation éthique ou non.

À savoir:

  • L’approbation éthique doit être obtenue avant de débuter le recrutement des participants.
  • Toute activité de recherche réalisée par un membre de l’Université Laval dans le cadre d’une entreprise extérieure à l’Université (ex.: consultant ou travailleur autonome) doit avoir fait l’objet d’une entente spécifique avec l’institution avant d’être examinée par les CÉRUL. Les chercheurs concernés sont invités à contacter le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation.
  • Seuls les étudiants réalisant un doctorat ou une maîtrise avec mémoire sont concernés par le dépôt d’une demande d’approbation au Comité d’éthique.

Comment vérifier si votre projet nécessite ou non une approbation éthique?

Professeurs

De manière générale, un projet de recherche visé par une approbation éthique est une étude structurée ou une investigation systématique qui vise le développement des connaissances en prévoyant:

  • le recrutement de participants, directement (entrevue, administration de questionnaires, etc.) ou indirectement (consultation de bases de données ou d’archives privées, observation de comportements humains en milieu naturel, etc.)
  • ou l’utilisation de renseignements personnels ou de matériel biologique humain (embryons, fœtus, tissus fœtaux, matériel reproductif humain ou cellules souches humaines provenant de personnes vivantes ou de personnes décédées)

Cependant, selon la nature de votre projet ou le type de données utilisées, ce projet pourrait être exempté d’approbation éthique pour différentes raisons:

  • projet impliquant une interaction avec des personnes qui ne sont pas personnellement visées par la recherche
  • projet impliquant uniquement l’évaluation de programme, l’assurance de la qualité ou la revue et l’examen de programme ou de service
  • recherche fondée exclusivement sur:
    • l’observation dans des lieux publics
    • des réflexions personnelles et l’auto-observation
    • l’utilisation secondaire de données anonymes
    • de l’information accessible au public

Consultez les caractéristiques que chaque situation d’exemption doit réunir pour les professeurs (PDF)

Si vous pensez que votre projet de recherche peut être exempté de l’évaluation de l’éthique, communiquez avec les CERUL (cer@vrr.ulaval.ca) en incluant la description complète de votre projet.

Pour les évaluations de programme, les projets consacrés à l’assurance de la qualité ou la revue et l’examen de programme ou de services, envoyez la description complète de votre projet aux CÉRUL (à tout moment, indépendamment du calendrier de dépôt des demandes) qui confirmeront si votre projet nécessite une approbation éthique.

Note importante: Si vous réalisez votre projet dans un établissement affilié, veuillez prendre contact directement avec le Comité d’éthique de cet établissement pour effectuer cette vérification.

Étudiants

De manière générale, un projet de recherche visé par une approbation éthique d’un étudiant doit mener à la rédaction d’un mémoire de maîtrise ou à une thèse de doctorat et il doit impliquer :

  • de recruter des participants, directement (entrevue, administration de questionnaires etc.) ou indirectement (consultation de base de données ou d’archives privées, observation de comportements humains en milieu naturel…)
  • ou d’utiliser des renseignements personnels ou de matériel biologique humain (embryons, fœtus, tissus fœtaux, matériel reproductif humain ou cellules souches humaines provenant de personnes vivantes ou de personnes décédées)

Cependant, selon la nature de votre projet ou le type de données utilisées, ce projet pourrait être exempté d’approbation éthique pour différentes raisons, consultez les situations d’exemption pour les étudiants (VRR-103).

Si vous pensez que votre projet de recherche peut être exempté de l’évaluation de l’éthique, communiquez avec les CERUL (cer@vrr.ulaval.ca) en incluant la description complète de votre projet.

Que faire une fois la vérification effectuée ?

Selon la situation qui s’applique à votre projet, consultez les rubriques suivantes.

Projet ne nécessitant pas d’approbation éthique

Professeurs

Si, après avoir consulté les situations d’exemption, vous constatez que votre projet ne nécessite pas d’approbation, voici les démarches à effectuer:

  • Vous devez répondre non à la question relative aux sujets humains sur le formulaire Déclaration du chercheur (PDF), qui est transmis automatiquement par le Vice-rectorat à la recherche, à la création et à l’innovation (VRRCI) aux chercheurs dont le projet est financé (numéro SIRUL).
  • Si vous avez déjà répondu oui, modifiez votre déclaration en communiquant avec le conseiller à la recherche de votre faculté ou du VRRCI. Cette correction permettra d’informer le Service des finances que les fonds peuvent être libérés, si le projet est financé.

À noter que les organismes subventionnaires peuvent en tout temps effectuer des vérifications.

Que faire si votre projet est modifié ultérieurement ?

Si votre projet est modifié à la suite de votre déclaration et que des participants doivent être recrutés, des renseignements personnels ou du matériel biologique humain utilisés, vous devez modifier votre déclaration et présenter votre projet à un comité d’éthique de la recherche. Consultez la section Déposer une demande d’approbation éthique pour connaître les étapes à suivre.

Si vous pensez que votre projet de recherche peut être exempté de l’évaluation de l’éthique, communiquez avec les CERUL (cer@vrr.ulaval.ca) en incluant la description complète de votre projet.

Étudiants

Vous réalisez un doctorat ou une maîtrise avec mémoire. Si, après vérification à l’aide du formulaire VRR-103 (PDF) et discussion avec votre directeur de recherche, vous constatez que votre projet ne nécessite pas d’approbation éthique, voici les démarches à effectuer.

  1. Une fois la Déclaration de l’étudiant (VRR-101, PDF) remplie, transmettez-la à votre direction de programme avant de débuter votre projet, avec une copie du formulaire Exemptions pour les étudiants (VRR-103, PDF) complété et signé par vous-même et par votre directeur de recherche.
  2. Transmettez aux CÉRUL le formulaire VRR-103 signé par votre directeur et la lettre d’approbation de votre directeur de recherche si vous avez coché la section B du formulaire.

Veuillez prendre en considération que le délai de réponse peut varier, allant jusqu’à 5 jours ouvrables. Une fois votre demande approuvée, le personnel des CÉRUL saisira cette information dans votre dossier académique, tel que requis par le Règlement des études.

Note: Pour les étudiants inscrits au programme de maîtrise en arts visuels avec mémoire qui ont recours à la participation d’un (ou de) modèles(s) et qui doivent fournir une copie du « contrat d’utilisation d’un modèle », consultez l’exemple de contrat-type (PDF).

En cas de doute, communiquez avec les CÉRUL (cer@vrr.ulaval.ca) en incluant la description complète de votre projet.

Que faire si votre projet est modifié ultérieurement ?

Si vous décidez de modifier un projet exempté d’approbation et d’entreprendre une collecte de données impliquant des participants, ou d’ accéder à des données personnelles, vous devrez également suivre les étapes décrites à la section Déposer une demande d’approbation éthique.

Projet nécessitant une approbation: CÉRUL ou établissements affiliés

Professeurs

Si vous constatez que votre projet est admissible à un examen éthique après consultation des critères d’exemption, déterminez à quel comité adresser votre demande.

Comité d’éthique d’un établissement affilié à l’Université Laval

Tout projet de recherche mené par un professeur de l’Université Laval dont le recrutement, un test de sélection ou une activité de collecte de données, sont effectués, en totalité ou en partie, dans un établissement affilié doit faire l’objet d’une demande d’approbation au comité d’éthique de cet établissement, plutôt qu’aux CÉRUL.

Lorsqu’il s’agit d’un projet financé, ce sont les responsables des CER affiliés qui informent le Service des finances de l’approbation du projet. Les fonds seront alors libérés. Il est important de s’assurer que le lieu de réalisation de la recherche indiqué dans la fiche SIRUL du projet correspond bien à l’établissement concerné.

Comités d’éthique sur le campus de l’Université Laval (CÉRUL)

Si votre projet doit recevoir une approbation éthique et n’est pas réalisé dans un établissement affilié, vous devez le présenter au comité sectoriel concerné. Consultez la section Déposer une demande d’approbation éthique pour connaître les étapes à suivre. Il doit être déposé avant de débuter le recrutement de participants ou de consulter des renseignements personnels.

Étudiants

Si vous constatez que votre projet nécessite une approbation éthique, après consultation des critères d’exemption, déterminez à quel comité adresser votre demande.

Comité d’éthique d’un établissement affilié à l’Université Laval

Tout projet de recherche mené par un étudiant de l’Université Laval dont le recrutement, un test de sélection ou une activité de collecte de données, sont effectués, en totalité ou en partie, dans un établissement affilié, doit faire l’objet d’une demande d’approbation au comité d’éthique de cet établissement plutôt qu’aux CÉRUL.

Voici les démarches à effectuer:

  • Vérifiez la liste des établissements affiliés.
  • Remplissez la Déclaration de l’étudiant (VRR-101, PDF) et transmettez-la à votre direction de programme.
  • Obtenez l’approbation de votre projet de la part du comité d’éthique de l’établissement concerné, selon les consignes et le calendrier du comité d’éthique de cet établissement.
  • Après avoir obtenu l’approbation du projet, afin qu’elle puisse être consignée dans votre dossier académique (via le système de gestion des études Banner), présentez aux CÉRUL une demande d’exemption en remplissant le formulaire VRR-103 (PDF).

Comités d’éthique sur le campus de l’Université Laval (CÉRUL)

Si votre projet nécessite une approbation éthique et n’est pas réalisé dans un établissement affilié, vous devez le présenter au comité sectoriel concerné selon les étapes décrites à la section Déposer une demande d’approbation éthique. Il doit être déposé avant de débuter le recrutement de participants ou de consulter des renseignements personnels. Vous devez avoir rempli au préalable la Déclaration de l’étudiant (VRR-101, PDF) et en avoir transmis une copie à votre direction de programme.

Situation particulière: projets multicentriques (pour les professeurs)

Pour les projets multicentriques issus d’un partenariat entre des chercheurs de plusieurs établissements ou de plusieurs pays et faisant intervenir plus d’un comité d’éthique, différentes démarches sont prévues selon le scénario correspondant à la situation du projet.

Même si le projet n’est pas financé ou que le cochercheur de l’Université Laval ne bénéficie d’aucun transfert de fonds de la part du chercheur principal, le projet doit obtenir une approbation éthique des CÉRUL, sauf s’il correspond au scénario 2 (cochercheur) décrit ci-dessous.

Consultez la présentation (PDF) portant sur l’évaluation éthique d’une recherche menée dans plus d’un établissement.

Scénario 1: Projet réalisé en totalité ou en partie dans un établissement affilié à l'Université Laval

La demande d’approbation de votre projet de recherche doit être présentée au comité d’éthique de l’établissement concerné seulement.

À noter: les projets multicentriques réalisés dans des établissements affiliés sont soumis au mécanisme multicentrique du MSSS.

Les CÉRUL ne participent pas à ce mécanisme qui concerne uniquement les établissements du réseau de la santé et des services sociaux. Pour tout renseignement relatif à l’application de ce mécanisme dans le cadre de votre projet, consultez le comité d’éthique de la recherche de l’établissement affilié concerné.

Scénario 2: Projet impliquant exclusivement des chercheurs provenant d'universités québécoises

S’il est jugé à risque minimal, le projet est admissible à l’Entente intervenue entre les universités québécoises (PDF). Selon la situation de votre projet, voici les démarches à réaliser.

Vous êtes le chercheur principal du projet rattaché à l’Université Laval (et non à un établissement affilié):

  • Vous devez déposer une demande d’approbation aux CÉRUL, selon les étapes décrites à la section Déposer une demande d’approbation éthique
  • Si le projet est considéré à risque minimal, les CÉRUL communiquent avec les comités d’éthique de la recherche (CER) des universités des cochercheurs pour leur présenter un résumé du projet et leur confirmer l’approbation du projet. Vous êtes en copie conforme des correspondances échangées entre les CÉRUL et les autres CER.*
  • Une fois informés et s’ils considèrent que le projet est à risque minimal, les CER des cochercheurs entérinent la décision des CÉRUL. Les cochercheurs n’ont donc aucune démarche à effectuer auprès de leur comité d’éthique.

*Veuillez prendre note que pour les projets pour lesquels il y a un cochercheur à l’UQAM, la procédure a été modifiée.      Celle-ci est disponible sur le site Internet du CIEREH. Il relève de la responsabilité du chercheur principal rattaché à l’Université Laval de transmettre son projet de recherche, suite à son approbation par les CÉRUL, selon la nouvelle procédure en vigueur à l’UQAM.

Vous êtes cochercheur d’un projet impliquant plusieurs universités québécoises:

  • Le chercheur principal du projet doit déposer une demande d’approbation auprès du CER de son université.
  • Le projet est évalué et approuvé par le CER du chercheur principal. Ce dernier informe ensuite les CER des cochercheurs (dont les CÉRUL) du résultat de son évaluation en leur transmettant les documents suivants:
    • le formulaire de demande d’approbation
    • une copie du certificat d’approbation éthique
    • la description complète du projet (projet de recherche, contrat ou demande de subvention)
    • les outils de recrutement, de consentement et de collecte des données
    • les correspondances intermédiaires

Vous en serez informé en recevant une copie des correspondances échangées entre les CÉRUL et le CER du chercheur principal.

Important : si le comité d’éthique de la recherche considère que le projet est à risque plus que minimal, il procède à leur propre évaluation du projet et émettent une approbation éthique distincte. Vous devrez donc déposer votre demande d’approbation au comité d’éthique de la recherche.

Scénario 3: Projet réalisé par des chercheurs d'universités non québécoises et pour lequel le chercheur principal est rattaché à l'Université Laval

À titre de chercheur principal, vous devrez présenter votre demande d’approbation auprès des CÉRUL selon les étapes habituelles décrites à la section Déposer une demande d’approbation éthique. Vos cochercheurs peuvent vérifier s’ils doivent en faire autant auprès des comités d’éthique de leur établissement.

Scénario 4: Projet réalisé par des chercheurs d'universités non québécoises et auquel un chercheur de l'Université Laval est associé sans être le chercheur principal

Comme chercheur de l’Université Laval, attendez que le projet ait été approuvé par le comité d’éthique de l’établissement du chercheur principal. Par la suite, et avant que le recrutement de participants ne soit initié, vous devrez présenter le projet aux CÉRUL en fournissant les documents suivants, en 2 copies papier:

  • formulaire de demande d’approbation utilisé par le chercheur principal
    • toutes les correspondances intermédiaires ayant mené à l’approbation du projet par le comité d’éthique de son établissement, le cas échéant
    • le document attestant de l’approbation finale du projet par ce comité

Ces documents permettront aux CÉRUL d’examiner le projet dans le même esprit que le comité d’éthique du chercheur principal.

  • une copie de la description complète du projet (par exemple: demande de financement, contrat, etc.)
  • les textes utilisés pour faire du recrutement (annonces, dépliants, lettres, textes téléphoniques, etc.)
  • les textes utilisés pour éclairer et documenter le consentement des participants (feuillets d’information pour le consentement verbal, formulaires de consentement écrit, formulaires d’assentiment, etc.)
  • la version finale, sinon préliminaire, des outils utilisés pour la collecte de données (questionnaires, grilles d’entrevue, grilles d’observation, protocoles expérimentaux, etc.)
  • une copie des ententes établies avec certains partenaires, le cas échéant