Déposer une demande d’approbation éthique

Prenez connaissance du processus à suivre pour déposer une demande d’approbation éthique et des éléments à inclure en lien avec votre projet de recherche.

Avant de déposer votre demande, vérifiez si votre projet nécessite une approbation éthique

Si votre projet nécessite une approbation, voici dans l’ordre les démarches à suivre:

  • Consultez les conditions à rencontrer pour déposer une demande
  • Identifier le comité d’éthique auquel adresser votre demande
  • Consulter le calendrier des dates de dépôt
  • Consulter les bonnes pratiques et enjeux éthiques
  • Remplir le formulaire et fournir les documents nécessaires
  • Quoi faire après l’approbation

Quand déposer une demande?

Étudiants

Voici comment déterminer le moment approprié pour déposer votre demande.

  • Avant d’entreprendre tout processus de recrutement: les démarches pour établir des ententes avec des collaborateurs ou des partenaires pour réaliser la recherche peuvent être initiées avant ou parallèlement au dépôt de la demande d’approbation du projet. Les copies des lettres d’entente devront être transmises au comité, dès qu’elles seront disponibles, afin de compléter le dossier du chercheur.
  • Après avoir rempli le formulaire Déclaration de l’étudiant (VRR 101, PDF), qui précise si le projet inclut la participation d’êtres humains, et après en avoir transmis une copie à votre direction de programme.
  • Projet de doctorat: après avoir reçu la confirmation de la réussite de l’examen du projet complet par votre comité de thèse (ex.: examen prospectif).
  • Mémoire de maîtrise: après avoir reçu une confirmation de la part du comité chargé d’examiner la description complète du projet ou tout autre examen équivalent (ex.: séminaire de maîtrise). Dans les cas où ces formules d’évaluation n’existent pas à l’intérieur du programme de maîtrise concerné uniquement, le directeur de la recherche a la responsabilité d’évaluer rigoureusement la qualité scientifique du projet et d’en autoriser le dépôt aux CÉRUL.
  • Après avoir obtenu la signature de son directeur de recherche sur le formulaire de demande d’approbation, selon le comité concerné.

Votre projet doit être déposé au plus tard le jour du dépôt mensuel inscrit au calendrier.

Pour les professeurs de l'Université Laval

Voici comment déterminer le moment pour déposer votre demande.

  • Avant d’entreprendre tout processus de recrutement: les démarches pour établir des ententes avec des collaborateurs ou des partenaires pour réaliser la recherche peuvent être initiées avant ou parallèlement au dépôt de la demande d’approbation du projet. Les copies des lettres d’entente devront être transmises au comité, dès qu’elles seront disponibles, afin de compléter le dossier du chercheur.
  • Après avoir obtenu la confirmation de l’obtention d’un financement, lorsque la réalisation du projet est conditionnelle à ce financement.
  • Après avoir complété la Déclaration du chercheur (PDF) transmise par courriel aux chercheurs par le Système informatisé de la recherche de l’Université Laval (SIRUL), si le projet a fait l’objet d’une demande de financement. Sans cette démarche de la part du chercheur, les CÉRUL ne peuvent informer le Service des finances de l’approbation du projet pour lui permettre de libérer les fonds associés au projet.

Votre projet doit être déposé au plus tard le jour du dépôt mensuel inscrit au calendrier. Vérifiez le comité sectoriel concerné.

À savoir: vous pouvez obtenir un accès à vos fonds de recherche pour préparer une demande d’approbation ou accéder à des fonds d’infrastructures de recherche.

Pour en savoir plus, consultez la rubrique Accès aux fonds pour préparer une demande.

Identifier le comité sectoriel concerné

Tous les projets admissibles à un examen, mis à part ceux qui sont réalisés en totalité ou en partie au sein d’un établissement affilié à l’Université Laval, doivent être présentés au comité sectoriel de l’Université Laval concerné:

  • Comité d’éthique de la recherche en sciences de la santé
  • Comité d’éthique de la recherche en psychologie et en sciences de l’éducation
  • Comité plurifacultaire d’éthique de la recherche

Les présidents peuvent décider entre eux de confier l’étude du projet à un autre comité sectoriel. Cette décision se prend généralement quand, après examen préliminaire, ils constatent que la problématique et la méthodologie du projet requièrent les compétences d’un autre comité sectoriel.

Selon le comité concerné, vérifier le formulaire à remplir et les documents à fournir.

Accès aux fonds (professeurs seulement)

Cette rubrique vous présente les démarches à effectuer afin d’obtenir un accès à vos fonds de recherche dans les situations suivantes:

  • pour réaliser des travaux préliminaires qui n’impliquent pas le recrutement de participants et préparer votre demande d’approbation pour un projet spécifique
  • pour accéder à des fonds d’infrastructures de recherche et finaliser l’élaboration de projets de recherche spécifiques (de type programme, chaire, financement ARUC, etc.)

Pour un projet (accès partiel)

Pour débuter un projet par des activités qui n’impliquent pas de recruter des participants (ex.: élaboration de modèles théoriques, développement d’outils de recrutement ou de collecte, achat de matériel, engagement d’assistants de recherche, etc.), vous pouvez obtenir un accès partiel aux fonds.

Conditions:

  • Cette demande doit être effectuée par le chercheur responsable lui-même, qui ne peut déléguer cette responsabilité.
  • S’engager à ne recruter aucun participant pour la recherche. Il est utile de rappeler que le non-respect de cette condition pourra être considéré comme un manquement à la conduite responsable et faire l’objet de sanction de la part des organismes subventionnaires.

Note: Dans le cas d’un financement destiné à une programmation impliquant plusieurs projets distincts, la marche à suivre est différente et décrite dans la rubrique Pour un programme.

Formulaire

Le formulaire à remplir est accessible par l’Intranet du VRRCI.
*******************************************
Prolongation des accès temporaires autorisés avant le 1er février 2018: transmettre une lettre de demande de prolongation par courriel aux CÉRUL (voir gabarit).

Pour un programme (accès conditionnel)

Les fonds associés au financement d’infrastructures de recherche (de type chaire, programme, ARUC, etc.) peuvent être utilisés pour financer des projets de recherche spécifiques impliquant de recruter des participants. Dans ce cas, les professeurs sont invités à procéder ainsi:

  • Présenter au secrétariat une demande d’accès conditionnel aux fonds pour le programme, rédigée sous forme de lettre signée (voir modèle).
  • La demande de subvention complète, telle que déposée à l’organisme subventionnaire, en une seule copie papier
  • La première page du Formulaire de demande d’approbation d’un projet. Consultez les formulaires selon le cas.
  • Le numéro SIRUL du financement

Note: Les demandes d’accès aux fonds peuvent être déposées en tout temps, indépendamment du calendrier des activités statutaires, et elles sont traitées dans les jours suivant leur réception. Elles pourront être accordées pour une durée maximale d’un an.

Cette autorisation sera éligible à une demande de prolongation annuelle jusqu’à la fin de la période de financement. La demande de renouvellement prendra la forme d’une lettre (voir modèle), transmise par courriel en format numérique, signée et réitérant les engagements de la lettre initiale et identifiant la liste de chaque projet spécifique financé par les fonds du programme (incluant le titre complet de chaque projet et son numéro d’approbation éthique).

Par la suite, chaque projet de recherche réalisé grâce au financement du programme, devra faire l’objet d’une demande d’approbation spécifique. Cette approbation devra être renouvelée annuellement, distincte de la demande de prolongation pour le programme, jusqu’à la fin du projet (formulaire VRR-107 (PDF)).

Situations particulières

  • S’il n’est pas prévu de financer des projets spécifiques avec les fonds d’infrastructure, le chercheur responsable est invité à répondre non à la question relative aux sujets humains dans la Déclaration du chercheur (PDF). Cette correction informera automatiquement le Service des finances que les fonds peuvent être libérés.
  • S’il est prévu d’accorder un numéro SIRUL spécifique à chaque projet réalisé dans le cadre du programme (différent du numéro SIRUL associé au programme), le chercheur est également invité à répondre non à la question relative aux sujets humains dans la Déclaration du chercheur associée aux fonds d’infrastructure.

Note: Si votre programme est modifié par la suite et que des participants doivent être recrutés ou des renseignements personnels ou du matériel biologique humain utilisés, vous avez la responsabilité de modifier votre déclaration et de présenter votre projet à un comité d’éthique de la recherche avant de commencer le recrutement. À noter que les organismes subventionnaires peuvent en tout temps effectuer des vérifications.

Comment se déroule l’examen

Une fois que la demande d’approbation est déposée au comité sectoriel, tous les projets bénéficient d’un examen préliminaire afin de déterminer s’ils seront examinés en comité restreint ou en comité plénier.

  • Projets examinés en comité plénier: projets impliquant un risque plus que minimal et projets impliquant une expérimentation avec des mineurs ou des majeurs inaptes
  • Projets examinés en comité restreint: projets n’impliquant aucun risque ou un risque minimal. Ils sont examinés dans les jours suivant l’examen préliminaire. Cet examen est effectué par le président du comité concerné et une coordonnatrice. Si nécessaire, des membres du même comité, experts dans la discipline du projet, peuvent être sollicités.

L’évaluation du risque est effectuée par le comité sectoriel et non par les chercheurs. Un projet est considéré à risque minimal quand la probabilité et l’ampleur des préjudices éventuels, découlant de la participation à la recherche, ne sont pas plus grandes que celles des préjudices inhérents aux aspects de la vie quotidienne du participant. On entend par préjudice les éléments qui ont un effet négatif sur le bien-être des participants, que ce soit sur le plan social, comportemental, psychologique, physique ou économique.

En cas de désaccord, vous pouvez demander au comité sectoriel de réviser la décision rendue.

Délais d'examen

Que le projet soit examiné en comité plénier ou restreint, le comité sectoriel dispose de 10 jours ouvrables, consécutivement à la réunion, pour vous informer de ses délibérations par courriel. Généralement, vous êtes ensuite invité à répondre à ses demandes de précisions. Une fois reçue, votre réponse sera examinée en comité restreint dans un délai de 10 jours ouvrables. Exceptionnellement, certaines réponses doivent être examinées en comité plénier.

Le comité sectoriel peut aussi conclure que le projet peut être approuvé tel quel, qu’il ne nécessite pas d’approbation, ou le refuser.

Puisque le nombre de projets déposés et le temps nécessaire aux chercheurs pour répondre aux demandes du comité sectoriel sont difficilement prévisibles, il s’avère difficile de prévoir le temps que nécessitera le processus menant à l’approbation finale d’un projet. Toutefois, les statistiques démontrent que les chercheurs peuvent prévoir un délai moyen de 2 mois entre le jour du dépôt et la date d’émission de l’approbation.

Quoi faire après l’approbation

Une fois l’approbation éthique obtenue, les activités de recrutement peuvent être initiées et le projet peut se dérouler tel qu’approuvé, pendant 1 an. Voici les démarches à suivre selon votre statut.

Pour les professeurs

Si le projet est financé, dès l’émission de l’approbation, la décision du Comité est communiquée au Service des finances par le personnel des CÉRUL afin de faire libérer les fonds associés au projet, pour 1 an. Par la suite, cette démarche est répétée à l’occasion de chaque renouvellement de l’approbation.

Seuls les chercheurs dont le projet a été enregistré dans le système SIRUL reçoivent un message, généré par un automate, pour les prévenir que la période d’approbation s’achève et qu’ils doivent présenter une demande de renouvellement au Comité d’éthique. Il s’avère donc important d’inscrire un rappel dans l’agenda du projet pour chaque renouvellement annuel pour éviter une situation problématique identifiée comme un manquement à la conduire responsable en recherche (voir section 5.5 de la Politique sur la conduite responsable en recherche, en création et en innovation de l’Université Laval).

En effet, que le projet soit financé par un tiers ou non, son approbation doit faire l’objet d’un renouvellement annuel jusqu’à la fin du projet et non seulement jusqu’à la fin du recrutement. De plus, tout changement apporté au projet, tout évènement imprévu ou déclaration d’effet indésirable doit faire l’objet d’un suivi auprès du Comité. Toutes ces procédures sont décrites à la section Suivis à effectuer ainsi que dans la liste des mesures fournie avec le certificat d’approbation finale d’un projet.

Pour les étudiants

Une fois l’approbation éthique émise, l’information est consignée dans le dossier académique de l’étudiant via le système de gestion des études Banner.

L’approbation du projet doit faire l’objet d’un renouvellement annuel seulement si, au terme de la période couverte par l’approbation, la collecte des données n’est pas terminée. De plus, tout changement apporté au projet, tout événement imprévu ou déclaration d’effet indésirable doivent faire l’objet d’un suivi auprès du comité. Toutes ces procédures sont décrites à la section Suivi d’un projet approuvé.

Note: Toutefois, veuillez noter qu’un courriel automatisé est envoyé à tous les étudiants ayant obtenu une approbation éthique pour leur projet, afin de les prévenir que le délai d’approbation arrive à échéance, que le recrutement soit terminé ou non. Si la collecte des données est terminée, il suffit d’ignorer ce message.

Libération des fonds de recherche – Questions fréquentes

Mon projet a obtenu son approbation éthique (ou une dérogation). Pourquoi mes fonds de recherche ne sont-ils toujours pas disponibles?

Après avoir rempli la Déclaration du chercheur (émise par le VRRCI aux chercheurs subventionnés), vous devez fournir au comité d’éthique le (ou les) numéro SIRUL associé à votre nom et correspondant au projet à approuver.

  1. Comparez le numéro SIRUL du projet duquel vous désirez avoir accès aux fonds actuellement avec celui que vous avez fourni préalablement à votre comité d’éthique afin de vérifier s’ils correspondent.
  2. Vérifiez que vous vous adressez au comité d’éthique qui a étudié votre projet.

Pour ce qui est de la libération des fonds de recherche, le rôle des comités d’éthique se limite à inscrire l’approbation éthique et la date de fin d’approbation dans le système SIRUL. À la suite de cette inscription, le chercheur reçoit un courriel automatisé provenant de l’automate du système SIRUL. Après la réception de ce courriel automatisé, c’est le Service des finances de l’Université Laval qui libérera les fonds.

Mon projet de recherche sera étudié par un comité d'éthique d'un établissement affilié, est-ce que mes fonds de recherche seront transférés et gérés par cet établissement?

Les fonds de recherche des chercheurs de l’Université Laval sont gérés par le Service des finances de l’Université Laval, peu importe le comité d’éthique qui étudie le projet. Concernant la libération des fonds de recherche, le rôle des comités d’éthique des établissements affiliés est le même que celui du Comité d’éthique de l’Université Laval.

J'ai reçu un financement additionnel pour mon projet, pourquoi n'ai-je pas accès à ces fonds, alors que mon projet a déjà reçu son approbation éthique?

Pour tout financement additionnel, vous devez aviser le comité d’éthique qui a approuvé votre projet afin qu’il le consigne dans votre dossier et puisse inscrire son approbation dans le système SIRUL, libérant ainsi ces fonds. Vous trouverez la procédure à suivre dans la section Financement additionnel.

Si votre projet a été approuvé par un comité d’éthique d’un établissement affilié, veuillez suivre la procédure du comité en question.

Le comité d'éthique qui a approuvé mon projet m'avise qu'il ne peut inscrire son approbation dans le système SIRUL, pour faire libérer les fonds, parce que le "lieu de la recherche" défini n'est pas le bon. Que puis-je faire?

Lorsque le chercheur remplit son formulaire Déclaration du chercheur, on lui demande d’y inscrire le lieu de la recherche et c’est cette information qui détermine à quel comité d’éthique le chercheur doit soumettre son projet. Il arrive parfois qu’après une étude préliminaire du projet, le comité d’éthique en charge du dossier avise le chercheur que l’étude de son projet sera transférée à un autre comité d’éthique affilié. Dans un tel cas, le chercheur devra remplir à nouveau la Déclaration du chercheur et y inscrire le bon lieu de recherche. Pour ce faire, étant donné que ce formulaire est transmis au chercheur par courriel automatisé, vous devrez demander à votre conseiller ou conseillère à la recherche pour qu’il/elle fasse en sorte que vous le receviez à nouveau.

Réévaluation des décisions et procédure d’appel

Si votre projet a été jugé inacceptable par le comité sectoriel ou que vous n’êtes pas d’accord avec ses recommandations, vous pouvez demander à le rencontrer. Ce dernier doit entendre vos motifs et évaluer vos arguments de manière impartiale. Il peut infirmer ou modifier sa décision initiale. La décision finale vous sera communiquée selon les mêmes conditions et dans les mêmes délais que ceux applicables à la communication de la décision initiale.

Si, après réévaluation, votre projet a été considéré comme inacceptable par le comité sectoriel ou si vous vous opposez à ses recommandations, vous pouvez faire appel auprès du Comité universitaire d’éthique à la recherche à l’adresse cer@vrr.ulaval.ca. L’appel ne peut être logé que sur une question de vice de procédure ou de conflit d’intérêts. La procédure d’appel est décrite dans les Modalités de gestion de l’éthique de la recherche sur des êtres humains (PDF).